6 kommunikasjonsevner som gjør deg til en bedre leder

Å ta aktivt lederansvar handler om å forplikte seg til å praktisere best mulig kommunikasjon. Gjør din trening på kommunikasjon til en løpende praksis. Jo mer du trener, desto mer føles det naturlig – og desto mer vil dine ledelsesevner være til nytte.

 

Kunsten å mestre god kommunikasjon er nært knyttet til suksess i de fleste sammenhenger som dreier seg om lederskap og relasjonsbygging. Jo mer du trener på kommunikasjonsstrategier knyttet til mellommenneskelig kommunikasjon, jo mer nytte vil du ha av dem.

Dan Scalco, grunnlegger og direktør for markedsføring på Digitalux i New Jersey, sier til Success.com at enten du leder ansatte, koordinerer et team med frivillige, serverer på et brett eller har ansvaret for å sjonglere familiens tidsplan, er dine lederskapsferdigheter knyttet til evnen å kommunisere effektivt med andre.

Her er seks kommunikasjonsevner han mener vil gjøre deg til en bedre leder, forbedre forholdet ditt til andre mennesker og øke produktiviteten:

1. Kjenn deg selv

All god kommunikasjon starter fra et sted for selvbevissthet.

-Når du kommuniserer med andre mennesker, må du være oppmerksom på din indre monolog, sier Scalco til success.com.

Faren er at vi noen ganger lar egne problemer gå ut over andre. Når vi ikke er oppmerksom eller tar ansvar for dette, øker vi sannsynligheten for at det skjer ubevisst. Scalco sier at det er viktig å vite hva du vil oppnå fra en gitt samhandling. Deretter kommuniserer du behov og ønsker tydelig, og tilstreber en likeverdig og respektfull relasjon.

Enten du er mellomleder, ansatt, partner eller toppleder, må du trene på selvinnsikt og kunne dele denne med andre. Det betyr ikke at du trenger å dele mange private hemmeligheter, men en viss selvinnsikt som deles skaper tillit og trygghet i relasjoner.

Som leder må du også være bevisst hvilken innflytelse du har og hvilken effekt dine beslutninger har på andre. Du blir tvunget til å sette deg i den andres sted for å utøve fremragende lederskap.

Ofte håper vi på ting istedenfor å snakke sammen, men vi må kunne skape et rom for å ta opp ting med utgangspunkt i hvem den enkelte er. Hvem er vi for hverandre?

Det handler om å kunne se hverandre for den vi er og møtes i et rom av aksept.

2. Kjenn ditt publikum

Dan Scalco sier at du må kjenne ditt publikum. Helst bør du kjenne målgruppens motivasjoner, foretrukne kommunikasjonsstiler, læringsstiler, kultur etc. På den måten kan du tilpasse kommunikasjonen og øke sjansene for effektiv kommunikasjon. Relasjoner må bygges på ekte empati og forståelsesevne. Hvis du ønsker å utnytte andre, kan det skade relasjonen og du får ikke den samme positive effekten. Når empatien er ekte, skaper du ro og tillit i dine relasjoner, sier han.

3. Vær spesifikk og tydelig
Du bør være spesifikk i din samhandling med andre og når du gir instruksjoner. Scalco nevner at det kan være nyttig å forberede dine tanker på forhånd slik at du inkluderer alle relevante detaljer.

-Ikke avslutt en samtale før du er sikker på at den andre personen forstår dine mål og hvordan du vil oppnå dem, sier Scalco.

Samtidig er det viktig å vise vennlighet og åpenhet slik at andre kan komme med nødvendige oppfølgingsspørsmål. Hvis du har et vennlig og åpensinnet kroppsspråk blir det lettere å kommunisere med deg. Så her gjelder det å finne balansen mellom å kunne formidle og være mottakelig.

3. Klar kommunikasjon

Klar kommunikasjon øker sannsynligheten for at folk vil forstå deg og motiveres til handling og samhandling. Det er bedre å avklare ting enn å forlate et rom med misforståelser. Mange vegrer seg for å avklare misforståelser, eller de kaller mangelfull kommunikasjon for en misforståelse.

Mangelfull kommunikasjon, for eksempel at noe ikke blir fortalt, er ikke en misforståelse. Ansvaret for formidling av vesentlig informasjon ligger hos den som har tilgang til informasjonen, som først fikk kjennskap til detaljene. Mennesker som kjører veldig solo, «glemmer» gjerne å informere deg om detaljer, eller forstår ikke den vesentlige betydningen av å gjøre det. Skal det bli mest mulig effektive resultater av en relasjon, må begge parter kommunisere klart og tydelig. Dette er involverende og motiverende kommunikasjon som skaper raske resultater.

Alle må bidra til å bygge grunnmuren

Alle må bidra med detaljer og kunnskap de har kjennskap til som berører situasjonen og dermed utfallet av situasjonen. En typisk generaltabbe er å tro at andre har forstått. Vi hører da gjerne utsagn som «jammen jeg trodde du visste at..», «jammen jeg trodde du forstod…», «jeg trodde du skjønte at…».

Ofte er dette en form for ansvarsfraskrivelse fra dem som ikke tar ansvar for å kommunisere og informere klart og tydelig. Hvis det i tillegg henger en anklagende tone og overføring av skyld i uttalelsen, kan det vitne om usunne hersketeknikker. Dette skaper gjerne utrygghet og forverrer situasjonen. Da er det mer motiverende å si: «Beklager, jeg burde informert deg om at…» Det er en mer ansvarlig og emosjonelt moden måte å kommunisere på, og skaper bedre relasjoner.

Vis relasjonelt mot

Vi kan ikke forvente at andre skal lese mellom linjene og forstå alt vi ikke sa noe om. Vi må være åpen og ærlig, tilgjengelig og anvende det som Jan Spurkeland kaller «relasjonelt mot», mot til å ta initiativ til alle typer samtaler, ikke bare de positive. Man kan også si at relasjonelt mot handler om å involvere andre og se nærmere etter disse detaljene som ofte er av avgjørende betydning, enten saken det gjelder er liten eller stor. Dette kan også forebygge eskalering av konflikter.

Det kan være ulike ting som ligger bak dårlig kommunikasjon. Hvis konflikter har ulmet i lang tid, kan dette påvirke kommunikasjonen og bidra til å bygge en dårlig grunnmur som raser senere.

Intelligent problemløsning

De fleste problemer kan løses med intelligent kommunikasjon. I lengden kan dyptgående samhandlingsproblemer skape mer problemer enn verdier (inkludert livskvalitet). Da bør man vurdere om man er på rett spor, enten relasjonen er privat eller gjelder forretningsmessig.

Også ledere må stille seg spørsmålet om de virkelig ønsker å være leder og om de er klar over hva ansvaret går ut på. En fremragende leder bør være opptatt av det forebyggende perspektivet og ydmyk for intelligent problemløsning. Vi kan sjelden bli utlært i vår egen utvikling som leder og medmenneske. Med denne grunnholdningen stiller vi bedre forberedt i møte med andre.

Farlige livsløgner

Noen ganger påtar vi oss byrder og sykdom i kjølvannet av en manglende evne til å sette grenser eller fordele ansvar. «Jeg må jo..», «jeg kan jo ikke…» og «hva tenker de hvis..». Samvittigheten taler til oss på ulike måter, men noen ganger narrer den oss til det som gjerne kalles «misforstått lojalitet». Dette skjer når man ikke klarer å sette grenser eller ta egne hensyn.

Paradoksalt nok brukes gjerne moralske fortegn på handlinger som i virkeligheten er destruktive og usunne i det lange løp. I samfunn med sterk jantelov er gjerne «selvutslettelsesmetoden» mer anerkjent enn sunn «selvregulering» i intelligent samsvar med individets behov.

Kompromiss er ofte bra, men vi må være våken for når det kan føre med seg alvorlige helseproblemer. Noen vikler seg også inn i sine egne livsløgner for å unngå å ta aktivt ansvar for eget liv. De får rett og slett dårlig samvittighet hvis de setter seg selv først eller forventer å bli uglesett som «egoist».

Vi må våge å sette grenser før det er for sent, enten det gjelder som leder, medarbeider eller kollega. Hvis vi overbeviser oss selv om at andre ikke klarer seg uten oss, overdriver vi som oftest vår egen betydning. Noen ganger må du våge å delegere, omorganisere, be om hjelp eller gi opp.

Å ville hverandre godt

God ledelse mellom mennesker handler om balanse, at alle tar sin del av ansvaret og at man unngår å ta ansvar for/fra andre. Det handler altså først og fremst om kommunikasjon og refleksjon. Noen er veldig opptatt av å gjøre ting, og kanskje jobben krever det, men kommunikasjon må aldri undervurderes som den nødvendige sementen for at ting kan bli gjort skikkelig. Når alle kan være seg selv på sitt beste er vi vitne til fremragende ledelse.

Sunne, gode relasjoner som vil hverandre godt skaper den beste produksjonen. Man må ha som utgangspunkt å ville hverandre godt og vite hva som er de ulike behovene. Den største transformasjonen oppstår i gjensidighet der begge parter er vinnere slik at man går fremover med doble fremskritt. Noen ganger krever dette mer ærlig kommunikasjon enn hva som er behagelig.

Ærlig kommunikasjon bygger på en tillit til at du tåler det jeg har å si. Noen innbiller seg at åpen konfrontasjon er respektløst, men konfrontasjoner kan like gjerne være ledsaget av en dyp og omsorgsfull respekt for menneskeverdet, lengsel etter rettferdighet og sunne refleksjoner i bunn. Her må vi våge å se nærmere etter våre dypeste motiver og ikke konkludere for fort.

4. Vær oppmerksom på ikke-verbal kommunikasjon

Dan Scalco sier til success.com at massevis av forskning tyder på at ikke-verbal kommunikasjon er like viktig som hva en person sier og kanskje enda mer. Ansiktsuttrykk, håndtrykk, holdning og øyekontakt spiller alle en viktig rolle.

-Når du snakker med noen, må du være oppmerksom på ditt eget kroppsspråk og kroppsspråket til hvem du snakker med. Vær særlig oppmerksom på om kroppsspråket ditt stemmer overens med det du sier – dette vil hjelpe deg med å være en mer pålitelig kommunikator, sier Scalco.

5. Lytt mer enn du snakker

Scalco mener at en av de beste måtene å oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon på i en gruppe, er å modellere aktiv lytting.

-Når noen snakker til deg, hør virkelig etter hva de sier. Still oppfølgingsspørsmål for å vise at du har oppmerksomheten rettet mot dem og for å sørge for at det ikke er noen feilkommunikasjon. Ha et åpent sinn og vis at du reagerer på det de sier. Denne praksisen bygger forståelse mellom de kommuniserende partene, forteller Scalco.

6. Vær positiv og respektfull

Til slutt sier Scalco at prioritering av transparent, rettferdig og respektfull kommunikasjon i en gruppe er en av de beste strategiene for å dyrke lojalitet og styrke lagets ytelsesevne.

Istedenfor å bruke makt, vil det være mer motiverende å bruke en positiv, ærlig og mindre egosentrert holdning. Ha gjerne mer fokus på saken og felles mål. Hvis man for eksempel jobber med kundeservice, så ha fokus på hva som vil være det beste for kunden.

Scalco minner oss om at å tjene litt som en positiv cheerleader kan hjelpe til med å opprettholde moralen og kan til og med legge til rette for kreativitet og effektiv problemløsning.

Scalco oppsummerer at de seks punktene representerer en løpende praksis og du vil kanskje ikke mestre dem om en dag eller et år. I stedet må du forplikte deg til å praktisere disse strategiene kontinuerlig. Jo mer du implementerer disse ferdighetene, desto mer begynner de å føles naturlig – og desto mer vil dine ledelsesevner være til nytte.

Tekst: Anne Marie Monsen

Bilde: Shutterstock

Kilde: Success.com

Artikkelen er først publisert på LederNytt.no