Bring clarity to your communication

Being open-minded enough to listen sincerely, is sometimes difficult in stressful times Have you noticed that some people always have an agenda? That they never really listen? They just respond to what you say, instead of trying to get your picture of what you are saying? When people lack clarity in their head and are […]

Les mer

Tåler du tilbakemeldinger?

Leder eller medarbeider, partner eller venn- tåler du tilbakemeldinger? Hvordan reagerer du, og hva har dette å si for dine omgivelser og deg selv? Klarer du å ta imot en tilbakemelding med ro og aksept? Eller blir du fort sint hvis noen forteller deg hva de synes om deg? Hvilken effekt tror du det har […]

Les mer

Sikt etter motivasjon

I dagens høydigitale samfunn blir det stadig viktigere å finne balansen mellom god og bevisst tilstedeværelse i mellommenneskelig kommunikasjon, og på den annen side bli berørt av konsekvensene ved digital kommunikasjon.

Les mer

Mytene om medarbeidersamtalen

Bli en bedre samtalepartner

Det er ikke alle som har troen på medarbeidersamtalen. For noen har det blitt et pliktløp. For andre har det blitt et dynamisk verktøy for bedre samhandling og er noe av livsnerven i bedriften. Hva er myter og hva er sannhet?

For det første, når vi hører rykter om dårlige erfaringer med medarbeidersamtalen og påstander om at den ikke har noen verdi, kan vi med fordel stille et kritisk spørsmål: er denne referansepersonen representativ for de som faktisk gjennomfører motiverende og utviklende medarbeidersamtaler? Åpenbart ikke, ellers hadde de ikke tilhørt den kategorien med dårlige erfaringer. Ergo er det bedre å spørre noen som lykkes om hva de gjør riktig.

Let etter årsaker- der ligger løsningen

Vi kan også spørre om årsaken til at det er slik? Hvorfor har noen dårlige erfaringer med medarbeidersamtalen og andre ikke? Igjen handler det om hva en medarbeidersamtale består av- er det en motiverende sam-tale? Det gjelder å sette seg inn i hva som er en god samtale og hva som ikke er det. Det er ikke sikkert du er født til å være en utpreget god samtalepartner selv om du er en dyktig leder, men økt bevissthet rundt egen kommunikasjonsstil er viktig.

Så hva er en god samtale og hva er ikke en god samtale? Hvis en medarbeidersamtale skal ha en verdi ut over øyeblikket, og effekt som resulterer i praktiske, konkrete resultater, altså fungere motiverende, må den gjennomføres med åpenhet og aksept, og samtidig en avklaring av utfordringer eller uenigheter rundt arbeidsmetode. Hva er motiverende og ikke for den som skal utføre jobben? Hva er forbedringspotensialet? Hvordan forbedrer vi? Det er dette vi har kursholdere og konsulenter til, og mye kompetanse er tilgjengelig gratis i dag. Det må ikke koste dyre dommer. Man leser seg opp og trener i hverdagen- kontinuerlig. Kommunikasjon er ikke noe man blir utlært i, det er et ubegrenset fagområde, kulturelt og personlig.

Det finnes mange spennende metoder for kommunikasjon og samtaler, for eksempel ROS (resultatoppfølgningssamtalen) som man kan trene på å anvende i samtaler med medarbeiderne. Det eneste det krever er at du ikke har forkastet metodene som ineffektive på forhånd og bestemt deg for at du ikke kan bli en superdyktig samtalepartner.

Myten om at medarbeidersamtalen ikke har noen verdi, gjelder altså ikke for dem som gjennomfører samtalene på en god måte med god effekt. Forfatterne Marianne Hauan Molstad og Tone Aarum Sæter har gitt ut boka «Medarbeiderundersøkelsen gjennomført- hva nå?» Boken gir god innføring i dialogmodellen som viser steg for steg hvordan du gjennomfører oppfølgning. Den gir innblikk i hvordan du kan bruke medarbeiderundersøkelser til å utvikle lederskapet og hva du som leder og virksomhet kan få igjen for dette arbeidet.

Psykolog og HR-sjef i Sticos,  Erik Jullumstrø i kommer med gode tips til hvordan leder og medarbeider kan få mer ut av medarbeidersamtalen. Han spør om lederen kanskje lover for mye overfor medarbeiderne og så gjennomføres ikke lovnadene?

«Medarbeidersamtalen er arenaen der leder og medarbeideren skal skape en meningsfull sammenheng mellom bedriftens og avdelingens mål på den ene siden, og medarbeiderens forventede prestasjoner på den andre siden»

Erik Jullumstrø

Våg å være tydelig og ærlig

«Tanken er god», men med gode tanker og løfter ment til å oppmuntre, følger et ansvar for konsekvensene hvis disse løftene ikke overholdes. Folk husker det. Ingen liker å bli lurt. Det er det som skjer når ledere ikke holder det de lover. Folk føler seg lurt og mister tillit. Motoren som skaper gjensidig tillit og engasjement slukner. Spesielt for sosiale mennesker er denne connection viktig. Nærheten og tilhørigheten kan fremme tydelig kommunikasjon.

Forutsigbarhet og nøkternhet kan også lønne seg i medarbeiderkommunikasjon. Ikke lov noe du ikke vet at du kan gjennomføre. Kommuniser presist og tydelig. Si heller -jeg skal prøve å få ordnet dette for deg, eller -jeg skal ta det videre, men det er ikke bare opp til meg. Gi deretter tilbakemelding fortest mulig. Ikke utsett det ubehagelige. Vær modig. Vær braveheart. Vis at du prøver. Det vil mange respektere deg for.

Å våge å være ærlig i kommunikasjonen gir deg som leder flere støttespillere. Det inngir troverdighet tillit og respekt. Alle som blir gitt muligheten til å forstå i gode og reflekterte samtaler, forstår at det er ikke alltid lett å være leder heller. Du ønsket dem det beste, men de trodde noe annet fordi du glemte å følge opp eller fikk ikke gjennom det du ønsket på et høyere nivå. Vær villig til å formidle de dårlige nyhetene også, og se at det bygger mer solide team preget av samhold, plikter og ansvar. Når du har myndighet, ikke utsett avgjørelsene. Hvis du må tenke over dem, så skriv dem ned eller noter dem i kalenderen. Ikke stol på hukommelsen når du vet at du har for mye å gjøre.

Tekst: Anne Marie Presthaug / Foto: Istock.com

Les mer

Dialog som ressurs

Målrettet handling krever et sett verktøy – inkludert mellommenneskelig kommunikasjon- som både effektiviserer og utfordrer det bestående eller det som ikke virker funksjonelt. For at flere skal få sagt sin mening og bli gitt rom for å bidra til at ting fungerer bedre, trengs dialogen som ressurs.

I boka «Dialog- en praktisk veileder», skriver Lise Hannevig og Marjorie Parker først og fremst om at dialog er en aktuell møteform for bedre samhandling og utvikling av organisasjoner. De beskriver hvilke holdninger og handlemåter som fremmer dialog, og gir gode råd for hvordan du kan bedre tilrettelegge for dialog og utnytte dialogen som ressurs.

«Vi har funnet at dialogformen har sterk og positiv innvirkning på den enkelte medarbeider ved at han eller hun får mer energi, lyst og pågangsmot, større opplevelse av tilhørighet og mening, og større grad av mot, målrettethet og utholdenhet», skriver forfatterne.

Stimulans og inspirasjon

Ordet inspirere kommer av latinske inspirio- som betyr å blåse inn i eller vekke til liv. Det er altså en vital stimulering som igangsetter mental kreativitet. Dette skjer ofte i dialog. Vi blir hørt, får respons og utvikler visjoner både sammen og hver for oss. Det å stille de rette spørsmålene er ofte en viktig suksessfaktor for god kommunikasjon og ikke minst for at man unngår å misforstå hverandre. Samtidig er det viktig at kommunikasjonen er mest mulig naturlig. Den som har høy selvmotivasjon føler ofte høy grad av inspirasjon i seg selv- altså har høy tankeaktivitet- og trenger å dele dette med andre. Andre mer jordnære mennesker føler kanskje ikke det samme behovet, men de kan også bli inspirert og sterkere involvert i dialog. Derfor er det viktig å tilrettelegge for en møteform og arena der alle blir inkludert og invitert til dialog.

Å ta seg tid

Flyten av tankerekker blir fort avbrutt i raske møter, diskusjoner og korte «hastemøter» der vi spiller på lag med fienden: tidstyven. Vi vet at deadline må rekkes, neste møte venter, og at noe som oftest må gå på bekostning av noe annet når vi prioriterer. Vi vet også at konsekvensene av å unngå god og ekte kommunikasjon kan være like ille som å ta snarveiene for å rekke frem i tide.

Å ta seg tid til dialog er en investering. Vi snakker ikke om akutt krisekommunikasjon der en alvorlig krise allerede er i gang og vi må ta raske beslutninger for å redde liv. Selv da er dialogen et viktig virkemiddel for å ta de rette beslutningene fortest mulig. Vi snakker her om primært ledelse og organisasjonsutvikling der kommunikasjon og samtaler er en ressurs i hverdagen.

Ledere Hannevig og Parker har snakket med, forteller at dialogen gir bedre kvalitet på strategidiskusjoner og prioriteringer, og langt bredere legitimitet ved oppfølgning av beslutninger.

4 Handlemåter som fremmer dialog:

  1. Lytte med fokusert oppmerksomhet
  2. Stille spørsmål med geniun interesse
  3. Utsette vurderingen
  4. Identifisere og utforske antakelser 

Boktips:

Dialog, en praktisk veileder av Lise Hannevig og Marjorie Parker, utgitt på Flux Forlag i 2012.

Tekst: Anne Marie Monsen

Les mer